نحوه مرتب سازی و فلیتر کردن رکوردها در مایکروسافت اکسس
مایکروسافت اکسس حجم زیادی از داده ها را در یک یا چند جدول ذخیره و نگهداری می کند. همچنین می توان به جای کار با جداول در اکسس، از فرم ها برای وارد کردن و نمایش داده ها استفاده کرد. مایکروسافت اکسس ابزارهای قدرتمندی برای تسهیل کار با داده ها در محیط جدول فراهم کرده است.در این مقاله آموزشی، به آموزش نحوه مرتب سازی و فیلتر کردن رکوردها در مایکروسافات اکسس می پردازیم.
مرتب سازی (Sort) و فیلتر (Filter) دو ابزار کاربردی در مایکروسافت اکسس هستند. با استفاده از این ابزارها امکان سفارشی کردن نحوه نمایش و ساختار داده ها وجود دارد. همچنین کار با داده ها را بسیار آسان تر خواهد شد.
مرتب سازی و فیلتر ابزارهایی برای سازماندهی داده های پایگاه داده ها هستند. شما با استفاده از ابزار مرتب سازی می توانید داده ها را با ترتیب خاصی بچینید. فیلتر کردن نیز به شما اجازه می دهد تا داده های که آن ها را لازم ندارید پنهان کرده و فقط بر داده های مورد نیاز خود تمرکز کنید.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
وقتی که رکوردها را مرتب سازی می کنید، آن ها را به یک ترتیب منطقی قرار می دهید. مثل اینکه داده ها بر اساس معیاری خاص گروه بندی شده باشند. در نتیجه به راحتی می توان داده ها را بررسی و آنالیز کرد. به طور پیش فرض، مایکروسافت اکسس داده ها را بر اساس فیلد ID مرتب می کند. البته اکسس روش های مختلفی برای مرتب سازی داده ها را ارائه می دهد.
مرتب سازی صعودی و نزولی
شما می توانید هر نوع داده را به دو صورت صعودی (ascending) و نزولی (descending) مرتب کنید. صعودی به این معنی است که مقدارها بیشتر می شوند. برای مثال برای داده های عددی از کوچک به بزرگ و داده های متنی از A به Z مرتب سازی می شوند. به صورت پیش فرض فیلد ID به صورت صعودی مرتب می شود.
برای مرتب سازی رکورد ها باید مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
مرحله ۱: ابتدا فیلدی که می خواهید رکوردها در آن مرتب شوند را انتخاب کنید. برای مثال ما فیلد نام خانوادگی مشتری (Last name) را انتخاب کرده ایم. می توانید آن را در تصویر زیر مشاهده کنید.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
مرحله ۲: در نوار ابزار اکسس بر روی تب Home کلیک کنید و به بخش Sort & Filter بروید.
مرحله ۳: خب حالا بر روی Ascending و یا Descending کلیک کنید تا فیلد مورد نظر را مرتب شود.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
مرحله ۴: اکنون فیلد نام خانوادگی مشتری مرتب خواهد شد. که می توانید آن را در تصویر زیر مشاهده کنید.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
مرحله ۵: برای ذخیره سازی داده های مرتب سازی شده، بر روی دکمه Save در نوار ابزار دسترسی سریع (Quick Access Toolbar) کلیک کنید.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
به این نکته توجه داشته باشید، بعد از اینکه جدول مرتب شده را ذخیره کنید، تا زمانی که بر اساس فیلد دیگری مرتب نشود یا اینکه حذف نشود، جدول به همین صورت نمایش داده خواهد شد. برای حذف کردن مرتب سازی کافی است که در همان بخش Sort & Filter بر روی گزینه Remove Sort کلیک کنید.
مرتب سازی (Sort) رکوردها در اکسس
نحوه فیلتر کردن رکوردها در مایکروسافت اکسس
فیلتر کردن داده ها این امکان را به شما می دهد تا فقط داده هایی را که نیاز دارید را مشاهده کنید. وقتی فیلتر بر روی رکوردها اعمال می شود، داده ها بر اساس یک معیار مشخص گزینش و انتخاب می شوند. پس فیلتر، کل رکوردهای یک جدول را بر اساس معیار مورد نظر جستجو کرده و به صورت موقت رکوردهای نامرتبط را پنهان می کند.
استفاده از فیلترها به دلیل ایجاد تمرکز بر روی رکوردهای مشخص، بسیار مفید و سودمند هستند. برای مثال در پایگاه داده ای که اطلاعات مشتری و سفارشات ذخیره شده است، می توانید فیلتر را به نحوی ایجاد کنید که فقط مشتریانی نمایش داده شود که در یک منظقه خاص زندگی می کنند و یا فقط سفارشاتی را نمایش دهید که دارای محصول خاصی باشند. استفاده از رکوردهای فیلتر شده بسیار راحت تر از جستجوی آن ها در یک پایگاه داده ای بزرگ است.
نحوه ایجاد یک فیلتر ساده
مرحله ۱: ابتدا بر روی منوی کشویی فیلدی که می خواهید آن را فیلتر کنید، کلیک کنید. به عنوان مثال در این قسمت، ما می خواهیم که لیست مشتریانی را که در یک شهر خاص زندگی می کنند را مشاهده کنیم.
نحوه ایجاد یک فیلتر ساده
مرحله ۲: پس از کلیک منوی کشویی برای شما باز خواهد شد که دارای یک چک لیست است. بر طبق این چک لیست فقط آیتم هایی را که تیک خورده اند، در نتایج فیلتر شده نمایش داده می شود. با کلیک بر روی Select All همه گزینه ها انتخاب خواهد شد. برای مثال ما فقط گزینه Cary را انتخاب خواهیم کرد.
نحوه ایجاد یک فیلتر ساده
مرحله ۳: خب حالا بر روی گزینه Ok کلیک کنید تا فیلتر بر روی رکورد اعمال شود. اکنون شما در جدول مشتریان، تنها مشتریانی را مشاهده خواهد کرد که که در شهر Cary زندگی می کنند.
ادامه : https://www.farazsoft.ir/sort-filter-records-in-access/
