آشنایی با اشیاء پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس
برای آشنایی با اشیاء پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسل خواندن این مقاله برای شما مفید خواهد بود تا با کاربرد و نحوه کار این اشیاء آشنا شوید.
آشنایی با اشیاء پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس (راهنمای کامل)
مایکروسافت اکسس یک برنامه بسیار کاربردی در حوزه پایگاه داده ها است. به دلیل وجود ویژگی ها و ابزارهای موجود در پایگاه داده های کار کردن با داده ها بسیار راحت و آسان است.
پایگاه داده شامل فرم هایی برای وارد کردن اطلاعات یا داده ها، کوئرهای برای جست و جو، جداولی برای نگهداری و ذخیره اطلاعات و گزارشی برای آنالیز و تحلیل این داده ها می باشد. در این مقاله آموزشی قصد داریم که اشیاء پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس را به شما معرفی کنیم تا با این اشیاء و نحوه کار با آن ها آشنا شوید. پس در ادامه با ما در فراز سافت همراه باشید.
جداول (Table) پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس
پایگاه داده های مجموعه ای از داده است که در قالب لیست های به هم مرتبط سازماندهی شده اند. در مایکروسافت اکسس، همه داده ها در جدول نگهداری می شوند. پس جدول قلب هر پایگاه داده است. همچنین شما به این امر آگاهی دارید که هر جدول از سطرها و ستون هایی تشکیل شده است. در تصویر زیر می توانید نمونه ای از یک جدول پایگاه داده ها را مشاهده کنید.
جداول (Table) پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس
در مایکروسافت اکسس، سطرها و ستون ها به ترتیب رکورد (Record) و فیلد (Field) نامیده می شوند. فیلد فراتر از یک ستون عادی برای نمای داده ها است. فیلدها روشی برای سازماندهی اطلاعات بر اساس نوع داده های آن می باشند. یک بخشی از اطلاعات در داخل یک فیلد هم نوع قرار دارند. برای مثال چیزی که در فیلد “نام” وارد می شود باید فقط یک نام باشد و چیزی که در فیلد “آدرس” وارد می شود، باید نشان دهنده آدرس باشد.
همچنین رکوردها نیز فراتر از سطرها هستند. هر رکورد در واقع یک واحد اطلاعات است.
ساختار یک جدول در مایکروسافت اکسس
به این که اطلاعات هر رکورد در فیلدهای مختلف وارد می شوند، توجه کنید. هر چند که اطلاعات در هر رکورد به فیلدهای مختلفی تقسیم می شوند، اما همه این اطلاعات به همان رکورد تعلق خواهند داشت.
عددی که در سمت چپ هر رکورد است را مشاهده می کنید. در واقع این عدد همان ID است که هر رکورد با دیگر رکورد را متمایز می کند. شماره ID هر رکورد به کلیه اطلاعات موجود در آن سطر اشاره دارد.
جداول (Table) پایگاه داده ها در مایکروسافت اکسس
جداول در مایکروسافت اکسس برای نگهداری و ذخیره اطلاعات مربوط به هم بسیار کاربردی هستند. برای مثال، فرض کنید که شما یک شیرینی فروشی دارید. پایگاه داده های شیرینی فروشی شما شامل جدولی برای اطلاعات مشتری مانند شماره تماس، آدرس منزل و آدرس ایمیل است. به این دلیل که همه این اطلاعات مربوط به مشتریان است، پس آن ها در یک جدول نگهداری و قرار داده می شوند.
هر رکورد باید فقط و فقط به یک مشتری مربوط باشد. همه اطلاعات مشتری نیز باید در فیلدهای آن آورده شوند. اگر می خواهید اطلاعات دیگری مانند تاریخ تولد مشتری را به جدول خود اضافه کنید، کافی است که یک فیلد جدیدی را به جدول خود اضافه کنید.
همچنین بخوانید: آموزش تصویری ایجاد و تغییر انواع فرم ها در مایکروسافت اکسس
فرم ها، کوئرها و گزارشات در مایکروسافت اکسس
جداول در مایکروسافت اکسس همه داده را نگهداری و ذخیره می کند. سه شئ دیگر در اکسس- فرم، کوئر و گزارش- روش های کار با این داده ها را فراهم می کنند. هر یک از این ابزارها با رکوردهای وارد شده در جدول کار می کنند. در ادامه این مقاله به بررسی و معرفی هر کدام از این ابزارهای می پردازیم.
فرم ها (Forms) در اکسس
از فرم ها برای ثبت، ویرایش و نمایش رکوردها استفاده می شود. شما تا کنون حتما با فرم های مختلفی مانند فرم بانکی، فرم ثبت نام کنکور، فرم استخدامی، فرم ثبت ایمیل و فرم ثبت نام دانشگاه و … روبرو شده ید. در حقیقت فرم ابزار ساده است که به افراد در وارد کردن داده ها کمک می کند.
هنگامی که شما اطلاعات را در یک فرم مایکروسافت اکسس وارد می کنید، داده ها در محلی که توسط پایگاه داده ها مشخص شده است در یک یا چند جدول اکسس ذخیره و نگهداری می شوند.
فرم ها در بیشتر مواقع کار با داده ها بسیار ساده می کنند. کار با جداول می تواند گیج کننده باشد، به خصوص وقتی که باید داده ها در چند جدول ثبت و وارد شوند. وقتی که جداول مرتبط به هم را دارید، شاید لازم باشد برای ورد به داده ها با بیش از یک جدول کار کنید. در فرم ها امکان وارد کردن داده ها در چند جدول به صورت همزمان و اتوماتیک وجود دارد.
طراح پایگاه داده ها می تواند محدودیت هایی را در هر فرم اعمال کند که داده ها حتما باید بر طبق فرمت مشخص و مناسبی وارد شوند. همچنین فرم های باعث می شوند تا داده ها به صورت سازگار، متناسب و سازمان یافته وارد پایگاه داده ها شوند.
فرم ها (Forms) در اکسس
کوئرها (Queries) در اکسس
کوئر (پرس و جو) روشی برای جست و جو و تفسیر داده ها از یک یا چند جدول است. اجرا کردن یک کوئر همانند پرسیدن یک سؤال جزئی و یا مفصل از پایگاه داده ها است. وقتی یک کوئر در اکسس ایجاد می کنید، در حقیقت یک جست و جو مشخص را انجام می دهید تا آن چیزی را که واقعاً می خواهید، پیدا کنید.
کوئرهای بسیار قدرتمندتر از جست و جوهای ساده هستند. در جست و جوهای ساده می توانید تنها نام یک مشتری را پیدا کنید، در حالی که با اجرای کوئر می توانید نام و شماره تلفن مشتریانی را پیدا کنید که طی هفته های گذشته خرید داشته اند.
اگر یک کوئر به خوبی طراحی شده باشد، می توانید اطلاعاتی را در اختیار شما قرار دهد که به راحتی از طریق جست و جو در جداول قابل دستیابی نمی باشد.
کوئرها (Queries) در اکسس
گزارشات (Reports) در اکسس
گزارشات در مایکروسافت اکسس امکان نمایش داده ها را به صورت شکیل و ساختار یافته می دهند. هنگامی که پرینتی از برنامه کلاس درسی یا فاکتور دریافت می کنید، در واقع با گزارش سر و کار دارید.
گزارشات بسیار مفید هستند چرا که کاربر از طریق آن می تواند اطلاعات پایگاه داده را به شکل ساده فرمت یافته مشاهده کند. امکانات و ویژگی های بسیاری برای تغییر ظاهر یک گزارش در اکسس وجود دارد که آن را می تواند جذاب کند. مایکروسافت اکسس امکان ساخت گزارش از هر جدول یا کوئری را می دهد.
